关于印发《雨山区城市管理局档案管理办法（试行）》的通知

局属各所、队、办：

为进一步提高档案管理水平，有效保护和利用档案，更好地为我单位各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》等有关规定，特制订印发《雨山区城市管理局档案管理办法（试行）》，请认真遵照执行。

                                雨山区城市管理局

2023年12月12日

雨山区城市管理局档案管理办法（试行）

　 第一章  总   则

　　第一条  为进一步规范和加强对雨山区城市管理局档案的管理收集和整理工作，有效地保护和利用档案，更好地为城市管理事业发展服务，根据有关规定，结合全局档案管理工作的实际情况，特制定本办法。

　　第二条  本办法所称的城管局档案，是指城管局及其工作人员在工作中直接或间接形成的与城市管理活动相关的、对城市管理有保存价值的包括但不限于(文件、资料、图纸、数据、电文、邮件、信函)等不同形式的历史记录。

第三条  城市管理局领导班子应当加强对档案工作的领导。档案管理工作实行垂直领导、集中管理的原则，维护档案的完整与安全。

第二章  档案管理人员及其职责

第四条  根据档案管理工作的实际需要，设置兼职档案管理人员（以下简称档案管理人员）负责收集、整理、保管和提供利用档案，档案管理人员具体职责如下：

（一）坚持平时整理。根据不同种类文件材料的形成特征，合理分类存放，便于利用和归档。

（二）负责文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

（三）保管好应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。

（四）积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。

第五条  档案管理人员应当忠于职守，遵守工作纪律及城管局的各项规章制度。对在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的个人，将给予精神和物质上的奖励。

第三章  档案的管理

    第六条 档案管理应遵守有关安全保密规定，确保档案的安全，档案安全保密具体规定如下：

（一）档案人员必须遵守保密守则，要严守秘密，严防泄密、失密，否则要追究责任，严肃处理。

（二）档案人员要严格执行档案的查借阅制度，借出的档案要及时归档、核实。

（三）档案人员要增强保密观念，经常检查设施安全保密情况；离开档案室时，必须锁好文件资料柜，切断电源，关好门窗。

（四）销毁档案要登记造册，须经领导签字批准后方能进行，销毁时要有监督销毁人，并履行签字手续。

（五）档案室内严禁吸烟，以防火灾。

第七条  档案保管规定具体如下：

（一）档案室属机要重地，外单位人员不得随意进入。

（二）保持室内卫生整洁，档案分类排放、排列整齐。

（三）切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防高温、防强光等工作，室内禁止存放易燃易爆等危险物品。

（四）档案人员要熟悉库藏情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符。

（五）未经批准，任何人不准将档案带出库房，更不准私自摘抄、复印、外传。

　　第八条  归档的材料，应当做到合乎标准、字迹工整、内容规范、图形清晰、数据准确、符合档案保护的要求。档案管理人员在对归档的各种材料进行验收时，凡不符合要求的，有权要求有关部门及其工作人员限期更正，否则不予归档。任何部门和个人都无权扣压和销毁必须归档的文件材料。

　　第九条  禁止档案管理人员擅自变更、修改城管局档案，确需变更、修改的，应当报城管局领导批准同意。档案应当妥善保存，定期检查和鉴定。对破损或者变质的档案，应当及时修复；档案毁损或者丢失，应当采取补救措施。

第十条 禁止出卖城管局档案。档案复制件的交换、交接、转让，按照城管局规定办理。

第十一条 城管局每年邀请第三方档案公司对档案进行整理，并及时移交区档案馆保管。

第四章 档案利用规定

第十二条  档案管理人员应熟悉所藏档案的情况，完善档案检索工具，及时准确地提供档案利用服务。

第十三条  我局工作人员因工作需要可查阅本档案室形成的档案，凡需查阅档案、查（借）阅党组会议、局长公办会会议记录，必须经办公室主任批准后方可查阅。

第十四条  外单位查阅我局档案，必须持有单位介绍信，并经局办公室负责人批准后方可借阅，每张介绍信只能查阅一次档案，阅档后介绍信留档案室备查。

第十五条  查阅档案严格遵循以下规定：

（一）查阅档案须填写《档案借阅登记表》，未履行登记手续，档案室可拒绝查阅。

（二）档案室档案原则上在阅档室内使用，如因特殊情况需要借出时，须经档案管理员同意后方可借出，借出时间一般不得超过一周。到期仍需继续利用者，须办理续借手续。

（三）查阅档案时，严禁涂改、圈划、抽换、批点、污损、拆卷或增删档案内容，不得吸烟。

（四）归还档案时，档案管理员要认真检查清点档案的完好状况，及时记载档案的利用情况。

　第五章  法律责任

第十六条城管局工作人员，包括档案管理人员，有下列行为之一的，由城管局依法约定追究其工作失职责任，并根据规章制度给予处分；涉嫌犯罪的，通报国家公安、司法机关，依法追究其刑事责任；

　　（一）损毁、丢失档案的；

　　（二）擅自提供、抄录、公布、销毁档案的；

　　（三）涂改、伪造档案的；

　　（四）擅自出卖、转让、赠送档案的；

　　（五）拒绝移交档案或者将档案据为己有的；

　　（六）不按规定归档或者不按期移交档案的；

　　（七）擅自扩大或者缩小档案收集范围的；

　　（八）知道或者应当知道所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

　　（九）玩忽职守，造成档案损失的；

（十）对档案造成损害的其他情形。

　　第六章  附   则

第十七条  城管局园林绿化工程档案、财务会计档案管理办法根据国家有关规定，参照本办法执行。

第十八条  本办法自发布之日实施。

雨山区城市管理局     年档案借阅登记表